你曾经写过的东西只有收件人完全误解了你的意图？或被指控鲁莽当你以为你是务实的和有效的？有很多运动部件的时候有效的沟通，但其中最重要的是音。我已经花了近二十年的战壕中的角色从网上业主论坛版主公关电子邮件作家真实虚拟的外交官。这是一种听起来很积极和富有成效的写负面的问题，我最好的建议。
一. 不是问题的解决方案
这是更好地谈论你可以做的而不是你不能制定一个解决方案或替代方案，而不是现在。
- 我不能因为我预订了明天早上见面，你。
- 明天下午的作品对我更好。将2点会适合你的日程安排吗？
- 不是每个人都会记得带上他们的手册来开会，所以我们应该给演员。
- 让我们记住带来额外的手册如果有人需要一份会议。
二. 你想要得到什么?
为什么关注防止消极结果时，你可以积极的鼓励？而不是开始要求“不要，”试着说你做想要
- 不要把你的剩菜在休息室的冰箱周末。
- 记得带上你的剩菜从休息室的冰箱在周五。
- 不带笔记本电脑到这个会议。
- 笔记本电脑是没有必要在这个会议上，让你在你的办公桌。
三. 不夸张的检查
有时夸张的语言习惯有很大的影响（特别是广告商）促进或者说积极的问题，但是当你使用它在一个消极的情境可以唤起不良情绪。小心的话总是和从未。他们更可能意味着有时比起那些极端。
- 你总是迟到你的报告文件。
- 我有时会收到你的报告的最后期限之后。
- 我们一事无成。
- 让我们继续完成任务，才能把事情做好。
四. 试试“我的报表。”
当你解决一个棘手的问题，语句开头的“你”（尤其是“你总是”和“你”看到夸张前尖）往往听起来像指责。和指责，当然，提高人的抗辩。
当你把一些负面的东西，关注形势如何让你感觉比其他人做了什么。
- 你从来不听！
- 我发现很难沟通时，我担心我没有听见。
- 你总是在我的情况下！
- 我感到沮丧时，我经常提醒我的工作要做而不被信任来满足我的责任。
五. “我很抱歉，但。“你不难过..。
当我还是个孩子的时候，我对童年的背叛一些令人发指的行为道歉，我会道歉，“对不起，但是“我妈妈会把我关在我的轨道上，说，“任何时候你添加一个“但是”就意味着你不说对不起，你只是防守你自己。”
当你很抱歉，很抱歉。借口和其他防御使道歉无用。
- 我们很抱歉您的货件延误了，但我们这星期有许多订单。
- 我们很抱歉您的货件延误。我们收到的订单数量本周让我们措手不及！
- 我很抱歉打断你，但我觉得谈话是走错了方向。
- 对不起，我打断你。让我们的谈话积极跟踪。
这里有几件事情要考虑在你发送一封电子邮件，写一个社会媒体的帖子，或写地址的任何负面。
- 做一个换位思考一下。读你写的东西就像你的收件人。如果有人送这个给你，你会怎么想？你有什么可以改变，使信息更加积极，或关注解决方法而非问题？
- 坐在这。你有没有发射过一个严厉的书信几乎立刻就后悔了吗？在你发送或邮寄给文本中关于负面问题冷却期。机会是，你将能够改写与更加积极的心态一旦你有时间来处理。
它并不总是适当的乐观和热情。一个房地产经纪人，例如，不想声音爽朗的当她写信告诉客户他们的房屋价值已经由于市场低迷大幅下降。但是，保持一个积极的，专注于解决方案的色调可以让事情像坏消息或批评太严重。