如何撰写报告?

本指南旨在介绍编写报告。它概述了报告的典型结构,并提供了一步一步的写作指导,教你如何完成一份清晰、结构良好的报告。

什么是报告?

报告是为明确的目的和特定受众而编写的。提供、分析和适用于某一特定问题的具体信息和证据。信息以结构明确的格式呈现,使用章节和标题,以便易于查找和遵循。

当您被要求写报告时,通常会得到一份报告简介,为您提供说明和指南。报告简介可以概述您的报告必须解决的目的、阅读受众和研究问题,以及格式或结构的任何具体要求。本指南对报告编写提供了一般性介绍;具体到写作时,还要确保考虑你所在学科的具体指示。

什么造就了一份好报告?

将报告用作书面评估形式的两个原因是:

  • 找出学生从阅读、研究或经验中学到的东西;
  • 给学生体验在工作场所广泛使用的重要技能。

一份有效的报告提出并分析与报告简介的具体问题或问题有关的事实和证据。应根据您所在部门的首选方法,在整个过程中确认和引用使用的所有来源。报告中的写作风格通常不如在文章中那么有争议性,它可以更直接、更经济地运用语言。一份写得很好的报告将证明你有能力:

  • 理解报告简介的目的,并遵守其规范;
  • 收集、评估和分析相关信息;
  • 以逻辑和连贯的顺序结构材料;
  • 按照报告摘要的指示,以一致的方式提出你的报告;
  • 作出适当的结论,得到报告证据和分析的支持;
  • 必要时提出周到和实用的建议。

报表的结构

报告的主要特点如下,以提供一般指南。这些应与您所在院校提供的说明或指南结合使用。

标题页

这应该简要但明确地描述报告的目的(如果从工作标题中并不明显)。您可能包括的其他详细信息可能是您的姓名、日期以及报告编写对象。

范围

在此标题下,您可以简要说明谁将阅读报告(受众)为什么写(目的)和它是如何写(方法)。它可以是字幕或单个段落的形式。

一下以一份为满足莱斯特大学地质系课程要求而提交的一份报告作为例子解释如何写一份报告。

摘要

摘要应简要说明报告的内容。报告应涵盖报告的目标、发现的内容以及需要采取行动(如果有的话)。以约1/2页的长度为目标,避免细节或讨论;只是概述要点。请记住,摘要是阅读的第一件事。它应当为读者提供对报告内容的清晰、有益的概述。

摘要示例

在莱斯特郡北部比肯山附近地区,对属于查尼安超级群(晚前寒武纪)的岩石的暴露情况进行了检查。本报告旨在提供三个地点——科普特橡树、圣伯纳德修道院和查恩伍德橡树——的地层学细节。据观察,在每一个地点,查尼安超级群主要由火山碎石沉积物(气落和灰流泥)组成,这些沉积物与泥石和淤泥石交织在一起。这些岩石具有在火山侧翼浅水中沉积的特征(例如焊接和改变火种)。需要进一步的研究,以了解沉积机制,并评估个别岩石单元的当今厚度。

目录

内容页应列出不同的章节和/或标题以及页码。内容页的显示方式应使读者能够快速扫描标题列表并找到报表的特定部分。除了提供页面引用外,您可能还希望对章节标题和副标题进行编号。无论您使用何种编号系统,请确保它始终清晰且一致。

介绍

引言为报告的主体设定了场景。报告的目的和目标应详细解释。应查明报告范围中的任何问题或限制,并说明研究方法、研究参数和任何必要的背景历史。在一些报告中,特别是在科学科目中,在报告的主体(讨论)之前使用了方法和结果的单独标题,如下所述。

方法

本标题下的信息可包括:所用设备清单;对遵循的程序的解释;有关所用材料的相关信息,包括材料来源和任何必要准备的详细信息;引用遇到的任何问题以及随后的程序变化。

结果

本节应包括调查或实验结果的摘要,以及支持结果的任何必要的图表、图表或收集的数据表。以逻辑顺序显示结果,无需注释。讨论你的结果应在报告的主体(讨论)中进行.

讨论

报告的主体是讨论材料的地方。应分析和讨论您收集的事实和证据,具体提及该问题或问题。如果讨论部分很长,则可以将其划分为多个部分标题。您的积分应按照逻辑且易于遵循的顺序进行分组和排列。使用标题和副标题为材料创建清晰的结构。使用项目符号点在易于跟踪的列表中显示一系列点。与整个报告一样,所有使用的源都应得到确认和正确引用。有关进一步的指导,请查看您的学校的手册和学生学习中心指南:参考书目和书目。

结论

在结论中,您应该说明所涵盖内容的总体意义。您可能希望提醒读者报告中最重要的一点,或者强调您认为最核心的问题或发现。然而,结论中不应引入任何新材料。

附录

在此标题下,应包含您使用的所有未发布的支持信息。这可能包括表格、图表、调查问卷、调查或成绩单。请参阅报告正文中的附录。为了评估这一变化的受欢迎程度,向60名员工分发了调查问卷(附录2)。结果(附录3)表明,这一变化受到大多数员工的欢迎。

书目

您的书目应按作者的字母顺序列出报告中提及的所有已发表的来源。使用参考资料和书目有不同的风格。请参阅学习指南参考书目和书目,并查看您所在院校手册的指南。您查阅但未直接参考的文本可以分组在单独的标题(如”背景阅读”)下,并使用与书目相同的格式按字母顺序列出。

鸣谢

在适当情况下,您可能希望感谢提供信息、建议或帮助的特定组织或个人的帮助。

技术术语表

提供按字母顺序排列的技术术语列表,并简要、明确地描述每个术语是很有用的。您还可以在本节中包括报表中使用的首字母缩略词、缩写或标准单位的说明。

您不一定被要求使用上述所有标题,也不一定按此处给出的顺序使用。检查您所在院校的准则或说明。

撰写报告:基本阶段

所有报告都必须清晰、简明和结构良好。撰写有效报告的关键是分配规划和准备时间。经过仔细的规划,报告的写作将变得更加容易。成功撰写报告的基本阶段如下所述。考虑每个阶段可能需要多长时间,并在不同阶段之间划分截止日期前的时间。请务必留出时间进行最终校对和检查。

第一阶段:了解报告简介

第一阶段是最重要的。您需要确信您理解报告摘要或说明中描述的报告目的。考虑报告是为谁的,以及为什么编写报告。检查您是否理解所有说明或要求,如果有什么不清楚的地方,请咨询您的导师。

第二阶段:收集和选择信息

一旦您清楚报告的目的,您需要开始收集相关信息。您的信息可能来自各种来源,但您需要多少信息将取决于报告中需要多少详细信息。在继续查看其他形式的信息(如调查问卷、调查等)之前,您可能需要先阅读相关文献,以加深您对主题或问题的理解。当您阅读和收集信息时,您需要评估其与报告的相关性,并做出相应的选择。继续参考您的报告摘要,以帮助您确定什么是相关信息。

第三阶段:整理您的材料

收集信息后,您需要决定将包含哪些内容以及应按什么顺序显示这些信息。首先将相关点分组在一起。这些可以形成章节或章节。切记要继续提及报告简介,并准备好剪切任何与报告没有直接关系的信息。为您的材料选择一个符合逻辑且易于遵循的订单。

第四阶段:分析您的材料

在你开始写报告初稿之前,花点时间考虑并记下你将利用收集到的事实和证据提出的要点。可以从材料中得出什么结论?证据的局限性或缺陷是什么?某些证据相互冲突吗?仅仅展示你收集到的信息是不够的。您必须将其与报告简介中描述的问题联系起来。

第五阶段:撰写报告

将您的材料整理成适当的部分和标题后,您可以开始编写报告的第一稿。您可能会发现,当您确切知道将包含哪些内容时,在末尾编写摘要和内容页会更容易。旨在追求直接和精确的写作风格。避免华夫饼,并明确和简洁地提出你的观点。章节、章节甚至单个段落都应以清晰的结构书写。下面描述的结构可以调整并应用于章节、章节甚至段落。

  • 介绍章节/章节/段落的主要思想
  • 解释并扩展想法,定义任何关键术语。
  • 提出相关证据来支持你的观点。
  • 评论每一条证据,说明它如何与你的观点有关。
  • 结束您的章节/章节/段落,以显示其

对整个报告的重要性,或链接到下一章/节/段。

第六阶段:审查和重新起草

理想情况下,您应该在复习初稿之前留出时间休息一下。准备好根据您的评论重新排列或重写章节。试着从读者的角度阅读草稿。理解一个清晰的结构是否容易?这些要点有如何简明但清楚解释及有相关证据支持?在文字处理器上书写可以更轻松地重写和重新排列初稿中的节或段落。如果您手动编写初稿,请尝试将每个部分写在单独的纸张上,以便更容易重新起草。

第七阶段:演示

一旦您对重新起草的报告的内容和结构感到满意,就可以将注意力转向演示文稿。检查每个章节/章节/副标题的措辞是否清晰准确。检查您是否遵守了报告简介中有关格式和演示文稿的说明。检查章节、章节和附录编号的一致性。确保确认并正确引用所有源。您需要校对阅读您的报告,以说明拼写或语法错误。如果时间允许,校对可多次。演示文稿或表达中的错误会造成不良的印象,并使报表难以阅读。

反馈

导师对返回工作的任何反馈都可用于创建关键要点清单,供下次报告考虑。确定需要注意的优先领域,并寻求进一步的信息和建议。与您的导师或学习发展顾问交谈。通过这种方式,来自导师的反馈可以为培养和提高您的写作技能提供有用的工具。